" Kesan
pertama yang terlihat pada suatu kelompok pelaku utama yang baik, adalah
pengelolaan administrasi yang baik. Sehingga kemampuan melaksanakan
administrasi dengan baik perlu dibina terus sampai mereka terbiasa
melakukannya."
Untuk dapat mengetahui
keberadaan kelompok dan tingkat maju mundurnya kelompok, dokumentasi kelompok
yang berupa pembukuan atau administrasi kelompok perlu disusun. Beberapa buku
yang harus dibuat adalah: (1) Buku Data Anggota; (2) Buku Kas; (3) Buku Inventaris
Barang; (4) Buku Notulen; (5) Buku Kehadiran Peserta Rapat; (6) Buku Agenda
Surat; (7) Buku Tamu; (8) Buku Rencana Kegiatan; (9) Buku Kegiatan Usaha; (10)
Buku Pola Tanam/Tebar. Contoh format buku-buku diatas seperti pada tabel dibawah
ini.
